Ufficio acquisti: non solo tagliatori di costi e sfruttatori di fornitori

Questo articolo del blog della Harvard Business Review mi sembra così centrato e interessante che ve lo traduco (quasi) parola per parola.

Perchè i leader non possono più permettersi di trascurare l'ufficio acquisti.

Lavorando molto con i commerciali quasi sempre la descrizione dei loro interlocutori è abbastanza impietosa: capiscono poco e niente del prodotto (anche perchè poveracci spesso gli unici materiali di comunicazione che possono consultare sono depliant e schede tecniche pieni di dati sulle caratteristiche o "features" e con scarsa identificazione dei benefici e del vantaggio competitivo, e non sono solitamente dei tecnici di formazione), comprano un po' di tutto e non sono esperti di niente, sono interessati solo al prezzo, fanno i conti in tasca al fornitore, non ci apprezzano, sono demotivati, fanno poca carriera, si prendono le lavate di capo dalla produzione, dal controller se non tagliano abbastanza i costi….

Ma una ricerca recente dimostra che il 70% del fatturato dell'azienda viene girato ai fornitori. Dunque il ruolo dell'ufficio acquisti, che si interfaccia con i  fornitori, dovrebbe essere strategico, perchè i fornitori sono quasi un'estensione dell'azienda. Al pari dei dipendenti, i fornitori dovrebbero essere incentivati, allenati, sanzionati e ricompensati al fine di giungere agli obiettivi aziendali. Ma questo raramente succede. Perchè?

  • una fissazione improduttiva sul taglio dei costi
  • isolamento organizzativo dell'ufficio acquisti (soprattutto scollegato dalla funzione vendite)
  • processi poco dinamici (mentre oggi il mercato cambia in fretta; il buyer tipico ha poca autonomia ed entrare nelle vendor list di certe grandi aziende è una tiritera infinita)
  • tendenza ad agire (emettere ordini) senza chiedere. All'ufficio acquisti viene richiesto di negoziare prezzi e trovare fornitori, ma non viene loro permesso di entrare nel merito del processo produttivo o nella progettazione del prodotto. Dunque, sono programmati per non fare domande, non pensare, ma eseguire le richieste di altri.

Come uscire dall'isolamento strategico e ridare all'ufficio acquisti l'importanza e la dignità che dovrebbe avere?

  1. rivalutare e definire chiaramente il ruolo dell'ufficio acquisti. Solo tagliatori di costi? o corresponsabili della soddisfazione del cliente e degli obiettivi aziendali?
  2. cambiare il modo in cui l'ufficio acquisti è misurato e valutato. Non solo sul risparmio di costi ma anche su altre metriche: innovazione, miglioramento della customer experience, ecc. Spendere meglio, più saggiamente, non solo spendere meno.
  3. chiedersi se i responsabili degli acquisti hanno le capacità e le competenze necessarie. Bisogna essere non solo negoziatori, ma anche esperti di processi, paralegali, negoziatori, ecc. Se le competenze non ci sono, la soluzione è: formazione o recruiting.
  4. invitare i responsabili acquisti ad accogliere i fornitori anzichè a combatterli. Partner per affrontare un progetto comune, non avversari.

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